Arsenaal neemt je heel serieus

Algemene Voorwaarden

Deze Algemene voorwaarden maken deel uit van alle overeenkomsten (inclusief aanvullende- en vervolgovereenkomsten) betreffende of verband houdende met de dienstverlening door Arsenaal BackOffice Solutions B.V.

Art. 1 Algemeen

In deze Algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
1. Opdrachtgever: de rechtspersoon die aan Arsenaal BackOffice Solutions B.V. opdracht heeft gegeven tot het verrichten van BackOffice dienstverlening voor Intermediairs en overige ondernemingen (verder te noemen BackOffice dienstverlening);
2. Arsenaal: Arsenaal BackOffice Solutions B.V., KvK nummer 71832289, en gevestigd aan de Tingietersweg 131, 2031 ER te Haarlem (verder te noemen Arsenaal),
3. Overeenkomst: de overeenkomst van opdracht, waarbij Arsenaal zich jegens opdrachtgever verbindt om bepaalde werkzaamheden te verrichten;
4. Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe schriftelijk of mondeling opdracht is gegeven, en die met de uitvoering daarvan verbonden zijn. Het voorgaande geldt in de ruimste zin van het woord en omvat in ieder geval de werkzaamheden zoals vermeld in de Raamovereenkomst (verder te noemen overeenkomst);
5. Bescheiden: alle door opdrachtgever aan Arsenaal ter beschikking gestelde informatie of gegevens; alle in het kader van de uitvoering van de overeenkomst door Arsenaal vervaardigde of verzamelde gegevens; en alle overige informatie van enige relevantie voor de uitvoering van de overeenkomst. Voornoemde informatie kan al dan niet zijn opgeslagen op (on)stoffelijke gegevensdragers en al dan niet zijn ondergebracht bij derden;
6. Medewerker: persoon die door Arsenaal wordt ingezet bij de werkzaamheden. Dit kunnen personeelsleden zijn van Arsenaal (en gelieerde bedrijven van Arsenaal) of personen die op een andere wijze betrokken zijn bij Arsenaal. De inzet van deze personen berust op een wettelijke basis.

Art. 2 Toepasselijkheid

1. Deze Algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle werkzaamheden op het gebied van BackOffice dienstverlening, hoe ook genaamd, waarbij Arsenaal zich verbindt/ zal verbinden om werkzaamheden te verrichten voor opdrachtgever, alsmede op alle daaruit voor Arsenaal voortvloeiende werkzaamheden.
2. Afwijkingen van en aanvullingen in de overeenkomst en/of deze Algemene voorwaarden zijn slechts geldig als ze uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen in een schriftelijke overeenkomst.
3. Indien enige voorwaarde in deze Algemene voorwaarden afwijkt van een voorwaarde in de overeenkomst, geldt de in de overeenkomst opgenomen voorwaarde voor wat betreft de tegenstrijdigheid.
4. Deze Algemene voorwaarden gelden ook voor eventuele aanvullende of vervolgovereenkomsten.
5. De toepasselijkheid van de Algemene voorwaarden van opdrachtgever wordt door Arsenaal hierbij uitdrukkelijk van de hand gewezen. Algemene voorwaarden Arsenaal BackOffice Solutions B.V.
6. Op deze Algemene voorwaarden kunnen zich ook natuurlijke en rechtspersonen beroepen die direct of indirect op welke wijze dan ook, al dan niet op grond van een arbeidsovereenkomst, bij de dienstverlening aan opdrachtgever door of vanwege Arsenaal zijn betrokken.
7. De onderliggende overeenkomst -tezamen met deze Algemene voorwaarden- geven de volledige afspraken tussen opdrachtgever en Arsenaal weer met betrekking tot de werkzaamheden waarvoor de overeenkomst is gesloten. Alle eerdere tussen partijen gemaakte afspraken of gedane voorstellen ter zaken komen te vervallen.

Art. 3 Gegevens opdrachtgever

1. Opdrachtgever is gehouden om alle bescheiden die Arsenaal naar zijn oordeel nodig heeft voor het correct uitvoeren van de overeenkomst in de gewenste vorm, op de gewenste wijze en tijdig ter beschikking van Arsenaal te stellen. Arsenaal bepaalt wat moet worden verstaan onder tijdig, de gewenste vorm en de gewenste wijze.
2. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, de volledigheid en de betrouwbaarheid van de door hem verstrekte bescheiden, ook als deze van derden afkomstig zijn, voor zover uit de aard van de overeenkomst niet anders voortvloeit.
3. Voor rekening en risico van opdrachtgever zijn de door Arsenaal gemaakte kosten en extra uren, alsmede de overige schade voor Arsenaal, vanwege het niet, niet tijdig of niet behoorlijk verschaffen door de opdrachtgever van voor de uitvoering van de werkzaamheden noodzakelijke bescheiden.
4. In geval van elektronische verzending van informatie -waaronder begrepen (maar niet beperkt tot) belastingaangiften en rapportages- van (en in opdracht van) opdrachtgever door Arsenaal aan derden, wordt opdrachtgever aangemerkt als de partij die de betreffende informatie ondertekent en verzendt.
5. Arsenaal heeft het recht om de uitvoering van de overeenkomst op te schorten tot het moment dat opdrachtgever aan de in het eerste en tweede lid genoemde verplichtingen heeft voldaan.
6. Op eerste schriftelijk verzoek van opdrachtgever zal Arsenaal de door opdrachtgever verstrekte bescheiden aan opdrachtgever retourneren.

Art. 4 Uitvoering overeenkomst

1. Arsenaal voert de overeenkomst uit naar beste kunnen en met in achtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving.
2. Arsenaal bepaalt de wijze waarop de overeenkomst wordt uitgevoerd en door welke medewerker(s).
3. Arsenaal heeft het recht om werkzaamheden te laten verrichten door een door Arsenaal aan te wijzen derde.

Art. 5 Wet- en regelgeving

1. Opdrachtgever verleent volledige medewerking aan de verplichtingen die voor Arsenaal voortvloeien uit de toepasselijke wet- en regelgeving.
2. Arsenaal treft passende maatregelen om de van opdrachtgever afkomstige persoonsgegevens en andere vertrouwelijke informatie te beschermen. Arsenaal zal medewerkers en in te schakelen derden inlichten over het vertrouwelijke karakter van de informatie. Verwerking van persoonsgegevens door Arsenaal vindt plaats conform de toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens. Algemene voorwaarden Arsenaal BackOffice Solutions B.V.
3. Opdrachtgever is ermee bekend dat Arsenaal in sommige gevallen op basis van toepasselijke wet- en regelgeving verplicht wordt tot openbaarmaking van vertrouwelijke informatie van opdrachtgever. Voor zover nodig, geeft opdrachtgever haar toestemming en medewerking aan dergelijke openbaarmaking, waaronder (maar niet uitsluitend) in de gevallen dat Arsenaal: a. op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht zijn om bepaalde, in die wet- en regelgeving omschreven en tijdens de uitvoering van zijn werkzaamheden bekend geworden, verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transacties te melden aan de daarvoor ingestelde autoriteiten; b. op grond van geldende wet- en regelgeving in bepaalde situaties een fraudemelding zal moeten doen; c. krachtens geldende wet- en regelgeving verplicht kan zijn om een onderzoek naar de (identiteit van) opdrachtgever te doen.
4. Arsenaal sluit iedere aansprakelijkheid uit voor schade die ontstaat bij opdrachtgever ten gevolge van het voldoen door Arsenaal aan de door voor hem geldende wet- en (beroeps)regelgeving.
5. Partijen zullen hun verplichtingen op grond van dit artikel opleggen aan door hen in te schakelen derden.

Art. 6 Intellectuele eigendom

1. Het uitvoeren van de overeenkomst door Arsenaal houdt niet tevens in de overdracht van intellectuele eigendomsrechten die bij Arsenaal rusten. Alle intellectuele eigendomsrechten die ontstaan tijdens, of voortvloeien uit, de uitvoering van de overeenkomst behoren toe aan Arsenaal.
2. Het is opdrachtgever uitdrukkelijk verboden om producten waarop intellectuele eigendomsrechten van Arsenaal rusten, dan wel producten waarop intellectuele eigendomsrechten rusten met betrekking tot het gebruik waarvan Arsenaal gebruiksrechten heeft verworven, te verveelvoudigen, te openbaren of te exploiteren. Hierbij gaat het bijvoorbeeld (maar niet uitsluitend) om; computerprogramma’s, systeemontwerpen, werkwijzen, adviezen, (model)contracten, templates, macro’s en andere geestesproducten.
3. Het is opdrachtgever niet toegestaan om de in het tweede lid genoemde producten zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Arsenaal aan derden ter hand te stellen. Dit geldt niet in het geval opdrachtgever een deskundig oordeel wilt verkrijgen over de uitvoering van de werkzaamheden door Arsenaal.

Art. 7 Overmacht

1. Als partijen de verplichtingen uit de overeenkomst, niet, niet tijdig of niet behoorlijk kunnen nakomen ten gevolge van overmacht in de zin van art. 6:75 BW, worden die verplichtingen opgeschort tot het moment dat partijen alsnog in staat zijn deze op de overeengekomen wijze na te komen. Onder overmacht wordt verstaan; storing in de voor de uitvoering benodigde apparatuur, afwezigheid of arbeidsongeschiktheid van de met de uitvoering van de overeenkomst belaste personen, werkstaking en uitsluiting of teloorgaan van voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde gegevens en bescheiden, die op informatiedragers daaronder begrepen, indien en voor zover deze omstandigheden een deugdelijke en tijdige uitvoering van de overeenkomst door Arsenaal belemmeren en Arsenaal daarop redelijkerwijs geen invloed heeft kunnen uitoefenen, alsmede alle omstandigheden, gebeurtenissen, oorzaken of gevolgen, welke zich buiten de invloedssfeer Algemene voorwaarden Arsenaal BackOffice Solutions B.V. van Arsenaal voordoen en een deugdelijke en tijdige uitvoering van de overeenkomst door Arsenaal belemmeren.
2. Als de situatie als bedoeld in het eerste lid zich voordoet hebben partijen het recht om de overeenkomst geheel of gedeeltelijk en met onmiddellijke ingang schriftelijk op te zeggen, overigens zonder dat enig recht op schadevergoeding bestaat.
3. Indien Arsenaal bij het intreden van de overmachtssituatie gedeeltelijk aan de overeengekomen verplichtingen heeft voldaan, is Arsenaal gerechtigd de verrichte werkzaamheden afzonderlijk en tussentijds te factureren en dient opdrachtgever deze factuur te voldoen als betrof het een afzonderlijke transactie.

Art. 8 Kosten

De door Arsenaal uitgevoerde werkzaamheden worden op basis van de in de overeenkomst vastgelegde afspraken in rekening gebracht, tenzij partijen uitdrukkelijk anders overeenkomen.

Art. 9 Betaling

1. Betaling door opdrachtgever van de aan Arsenaal verschuldigde bedragen dient, zonder dat opdrachtgever recht heeft op enige aftrek, korting, opschorting of verrekening, te geschieden binnen 30 dagen na de factuurdatum, tenzij anders is overeengekomen. De dag van betaling is de dag van bijschrijving van het verschuldigde op de rekening van de Arsenaal.
2. Als opdrachtgever niet binnen de in het eerste lid genoemde termijn heeft betaald, is opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is Arsenaal gerechtigd om vanaf dat moment de wettelijke (handels)rente in rekening te brengen.
3. Als opdrachtgever niet binnen de in het eerste lid genoemde termijn heeft betaald, is Arsenaal gehouden tot vergoeding van alle daadwerkelijk door Arsenaal gemaakte gerechtelijke en buitengerechtelijke (incasso)kosten. De vergoeding van de gemaakte kosten beperkt zich niet tot de eventueel door de rechter vastgestelde kostenveroordeling.
4. Indien de financiële positie of het betalingsgedrag van opdrachtgever naar het oordeel van Arsenaal daartoe aanleiding geeft, dan wel indien opdrachtgever nalaat een voorschot dan wel een factuur binnen de daarvoor geldende betalingstermijn te voldoen, is Arsenaal gerechtigd, onverminderd zijn overige rechten, de verdere uitvoering van de overeenkomst onmiddellijk op te schorten en is al hetgeen opdrachtgever aan Arsenaal uit welke hoofde ook verschuldigd is, direct opeisbaar.

Art. 10 Aansprakelijkheid

1. Arsenaal sluit iedere aansprakelijkheid voor schade ten gevolge van een gebrekkige – daaronder begrepen niet tijdige- uitvoering van de overeenkomst uit, indien en voor zover Arsenaal zich niet redelijkerwijs zou kunnen verzekeren voor deze aansprakelijkheid conform de normen, die daardoor in het maatschappelijke verkeer leven met betrekking tot administratiebureaus.
2. Arsenaal is niet aansprakelijk voor het geval dat de opgedragen werkzaamheden en diensten, zoals overeengekomen, niet het door de opdrachtgever beoogde effect sorteren.
3. Arsenaal is niet aansprakelijk voor schade ten gevolge van een gebrekkige of niet tijdige uitvoering van de overeenkomst, indien de opdrachtgever zijnerzijds niet al het nodige heeft gedaan om Arsenaal in staat te stellen de overeenkomst naar behoren en tijdig uit te voeren, tenzij de opdrachtgever bewijst dat de schade geen verband houdt met diens tekortschieten. Algemene voorwaarden Arsenaal BackOffice Solutions B.V. In afwijking van het hierboven bepaalde is Arsenaal in het geheel niet aansprakelijk voor schade, die het gevolg is van: a. een gebrekkige of niet-tijdige uitvoering van de overeenkomst, indien de tekortkoming is veroorzaakt door overmacht als bedoeld in artikel 7.1 ; b. foutieve codering of andere fouten in de door opdrachtgever aangeleverde bescheiden en/of gegevens; c. wijziging van inzicht bij de Belastingdienst of een bedrijfsvereniging met betrekking tot de toelaatbaarheid van een bestendig gebruikelijke gedragslijn uitvoering van de overeenkomst door Arsenaal belemmeren.

Art. 11 Opzegging

1. De overeenkomst heeft een duur van twee (2) jaar, te rekenen vanaf de startdatum.
2. Aan het einde van de duur wordt de overeenkomst automatisch en voor onbepaalde tijd verlengd, waarbij een opzegtermijn van zes (6) maanden in acht moeten worden genomen.
3. Het is niet mogelijk om de overeenkomst tussentijds (voor het einde van de duur) op te zeggen, tenzij dit op grond van de overige bepalingen van artikel 11.4 is toegestaan.
4. Geldige redenen voor beëindiging van de overeenkomst, zijn redenen die; a. zien op structurele, inhoudelijke tekortkomingen in de uitvoering van de overeenkomst door Arsenaal; en b. die tekortkomingen van Arsenaal, die reeds driemaal ter evaluatie tussen opdrachtgever en Arsenaal zijn besproken, binnen een tijdspanne van 12 maanden.
5. Zowel Arsenaal als opdrachtgever hebben het recht om de overeenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen -onverminderd het recht om schadevergoeding te eisen- als: a. de wederpartij toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van de overeenkomst en dit niet herstelt binnen een daartoe gesteld periode, na daartoe in gebreke te zijn gesteld; b. de wederpartij failliet is verklaard of een verzoek tot faillietverklaring heeft ingediend; c. surséance van betaling heeft aangevraagd of aan haar surséance van betaling is verleend; of d. de wederpartij haar bedrijf beëindigt of liquideert.
6. Bij beëindiging van de overeenkomst op grond van artikel 11.4. of op grond van artikel 11.5 door Arsenaal of opdrachtgever, zullen Arsenaal of opdrachtgever binnen drie (3) werkdagen na schriftelijke kennisgeving ter beëindiging, in goed overleg treden omtrent de wijze van beëindiging en de eventuele overdracht van activiteiten en data aan nieuwe dienstverleners van opdrachtgever en de overige gevolgen van de beëindiging.
7. Bij beëindiging van de overeenkomst blijven de vergoedingen in verband met hetgeen Arsenaal reeds ter uitvoering van deze overeenkomst heeft gepresteerd, onverminderd verschuldigd.
8. De opzegging van de overeenkomst dient schriftelijk te geschieden.

Art. 12 Opschortingsrecht

1. Arsenaal is bevoegd om na een zorgvuldige belangenafweging de nakoming van al haar verplichtingen op te schorten, waaronder begrepen de afgifte van bescheiden of andere zaken aan opdrachtgever of derden, tot op het moment dat alle opeisbare vorderingen van opdrachtgever volledig zijn voldaan.
2. Het eerste lid is niet van toepassing op bescheiden van opdrachtgever die (nog) geen bewerking door opdrachtnemer hebben ondergaan. Algemene voorwaarden Arsenaal BackOffice Solutions B.V.

Art. 13 Toepasselijk recht en forumkeuze

1. Op de overeenkomst is het Nederlands Recht van toepassing.
2. Alle geschillen zullen worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waar Arsenaal gevestigd is.